Chargé-e de réservation (h/f) (H/F)

Au sein du département de développement des publics, le (la) chargé-e des réservations effectue et assure le suivi des réservations de visites, ou d’ateliers, des groupes tout public, et assurera les missions suivantes :

1 - Répondre aux demandes des groupes

·        Gérer les demandes de réservation par téléphone ou par mail, informer sur l’activité du CNCS (expositions, visite guidée, ateliers…)

·        Gestion des réservations en fonction du planning sur GTS

·        Etablissement et envoi des devis via le logiciel GTS

·        Transmission des bons de commande au service comptabilité

2 – Assurer le suivi les réservations

·        Suivi des devis dans les délais imposés

·        Relance pour confirmation

·        Validation après confirmation sur les plannings

·        Classement et archivage des dossiers

·        Suivi des annulations

3 - Transmettre les informations sur les réservations de groupes

·        Informer les responsables (service médiation et développement des publics) des annulations et changements de dernière minute.

·        Préparer un récapitulatif des réservations du weekend avec les dossiers pour l’accueil.

·        Par le biais du devis de réservation informer les guides et intervenants des demandes particulières ou spécificités du groupe.

Le profil recherché

-         Profil : formation administrative et commerciale / BTS Tourisme

-         Expérience dans ce type de mission

-         Organisation et rigueur